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青海柴达木职业技术学院毕业生档案管理办法

时间:2017-03-09 23:32:27        来源:        作者:招生就业指导中心        浏览:

 

青海柴达木职业技术学院毕业生档案管理办法
 
第一章
第一条毕业生档案工作是毕业生就业工作的重要组成部分,为了进一步加强毕业生档案管理,提高档案管理水平,根据有关规定,结合学校实际,制定本办法。
第二条毕业生档案实行学院集中统一管理的原则,确保档案的完整、准确、系统,以便有效地开发利用。
第三条各单位对毕业生档案管理工作要高度重视,严格程序,明确人员,落实责任。
第二章毕业生档案材料的整理归档
第四条各学院在做好档案日常管理的基础上,于每年6月下旬组织专人认真清理本院应届毕业生档案,严格按照材料清单整理归档,仔细核对档案材料,避免错漏现象发生。
第五条归档范围:入学档案材料(高中、高考或专升本材料);组织材料(党、团组织材料);就业报到证通知书、学习成绩单、毕业生登记表、奖惩材料、体检材料等。
第六条缺、损档案要及时向学院领导汇报,查明原因,尽快处理,并报招生就业指导中心备案。
第三章毕业生档案的交接和转递
第七条各学院应按照学校毕业生就业工作的总体部署,将整理好的毕业生档案封口后于7月初送招生就业指导中心,并附《档案交接表》(一式两份),有特殊情况的档案应另附说明材料。
第八条招生就业指导中心档案管理人员接收各学院毕业生档案时,应对所送档案认真核查,经确认无误后,交接双方在《档案交接表》上签字,并将《档案交接表》存档造册备查。
第九条招生就业指导中心档案管理人员对各学院送交档案及时进行分类整理,在规定时间内将毕业生档案转递至毕业生派遣单位;特殊情况如毕业生就业单位人事部门专人索取、毕业生升学等,在查验单位调档信函及来人证件后,方可办理档案转递手续。
第十条毕业生档案转递情况,招生就业指导中心档案管理人员应填写《毕业生档案调出登记表》,要将存根和有收件人签字的《毕业生档案调出登记表》分类存档,以备核查。
第四章毕业生档案的管理
第十一条暂时保存在学校的毕业生档案由招生就业指导中心指定专人负责管理,学校要设置专用的毕业生档案室,配备专用的档案柜。
第十二条档案室及档案柜要整洁卫生,并具有防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫和防高温等功能。
第十三条档案室严禁吸烟,不得放置易燃、易爆等危险品以及对档案管理不利的其它物品。
第十四条档案管理人员要定期对库藏档案进行全面检查和核对工作,做到帐物相符。有特殊情况要随时向处领导汇报,查明原因,及时处理。
第五章毕业生档案的利用
第十五条毕业生档案作为机要文件保存,原则上不对外查阅、不外借。
第十六条如用人单位需调阅毕业生档案,须持单位介绍信,经招生就业指导中心负责人同意、填写档案查阅登记表后,方可调阅。
第十七条毕业生档案集中转递结束后,招生就业指导中心应将转递信息及时上网。每年815日以后,毕业生可登录学院就业信息网或电话查询档案去向及转递时间等信息。年底前,毕业生务必到档案接收单位查询接收情况,如有问题及时与学校联系。
第六章   
第十八条本办法由招生就业处负责解释。
第十九条本办法自印发之日起施行。